Wat is het verschil tussen de passieve en de actieve openbaarmaking van de Woo?
Actieve openbaarmaking in de Woo houdt in dat de overheid uit eigen initiatief informatie publiceert. Passieve openbaarmaking gebeurt op verzoek van burgers voor niet-gepubliceerde data.
Via welke kanalen moeten we de documenten openbaar maken? Welke rol speelt de Woo-index?
De Woo-index biedt een centrale plek voor alle actief openbaar gemaakte overheidsinformatie. Het is een verwijs index naar verschillende informatiebronnen over de Woo.
Klik hier voor de meest actuele informatie over de Woo-index
Â
Hoe pakken andere organisaties de Woo passieve openbaarmaking aan?
Andere organisaties hanteren verschillende benaderingen voor de passieve openbaarmaking van de Wet open overheid (Woo). Veel organisaties bouwen voort op de procedures die ze al hadden opgezet om te voldoen aan de Wet openbaarheid van bestuur (WOB), de voorganger van de Woo. Deze procedures worden nog steeds gevolgd onder de Woo. Een veelvoorkomende aanpak is dat een aangewezen WOB-coördinator binnen de organisatie een e-mail stuurt naar relevante personen, waarin ze worden gevraagd naar documenten die betrekking hebben op het verzoek. Vanwege de toenemende aandacht voor de Woo en de verkorting van de reactie termijnen, investeren grote organisaties in extra capaciteit om ervoor te zorgen dat ze de Woo-verzoeken tijdig kunnen afhandelen. Dit is een gevolg van het feit dat de Woo nu onder een vergrootglas ligt en de druk toeneemt om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen.
Waar moet je minimaal aan voldoen op dit moment?
Er dient minimaal een Woo-contactpersoon aangewezen te zijn. Vanuit Doxis adviseren we minimaal een Woo-functionaris of Woo-coördinator aan te stellen. Het is tevens van essentieel belang om de informatiehuishouding op orde te maken, om aan de zorgplicht te voldoen. En organisaties dienen Woo-verzoeken binnen een termijn van 4 weken af te handelen, met een mogelijke verlenging tot 6 weken.
Het is niet langer verplicht om de informatie op de Woo-index te publiceren, dus er moet gezocht worden naar alternatieve mogelijkheden om aan de publicatieverplichtingen te voldoen.
Vanaf 1 november zal een gedeelte van actieve openbaarmaking (artikel 3.3) van de Wet Open Overheid (Woo) verplicht wordt gesteld. Ben je nog niet begonnen met de implementatie. Wij kunnen je helpen. De andere categorieën van de Woo zullen later in werking treden.
Hoe zorg ik voor een succesvolle implementatie van de Woo?
De Woo raakt de gehele organisatie. Zowel kwalitatief, kwantitatief als financieel zijn de gevolgen groot. Van belang is een heldere ambitie te formuleren met betrekking tot het openbaar maken van informatie. Wat voor type organisatie willen we zijn? Kiezen we ervoor om naast de verplichte categorieën zoals geformuleerd staan in de Woo meer informatie openbaar te maken? Een duidelijk geformuleerde ambitie geeft richting aan de implementatie van de Woo.
Doxis raadt organisaties aan te kiezen voor een integrale aanpak. Stel een multidisciplinair team samen waarin alle betrokken stakeholders samenwerken. Door alle relevante lagen in de organisatie te betrekken bij de implementatie creëer je draagvlak en zorg je voor een breed gedragen, duurzame oplossing.
Wij kunnen je helpen bij de implementatie van de Woo.
Wie gaat er binnen de organisatie aan de slag met de Woo?
De implementatie van de Woo vergt een integrale aanpak. Alle betrokken disciplines dienen hierbij aan te sluiten. Zowel management als werknemers die de wet daadwerkelijk gaan toepassen. De ambitie en de visie wordt op managementniveau bepaald. De ontwikkelorganisatie richt de processen in en zorgt voor bijvoorbeeld een goede aansluiting op de Woo-index. En daarnaast moet er worden nagedacht over doorontwikkeling en beheer. Voor optimale betrokkenheid en een duurzame implementatie adviseert Doxis om een multidisciplinair team samen te stellen.
Â
Hoe verhoog je het Woo-bewustzijn van je medewerkers?
Het verhogen van het bewustzijn van medewerkers over de Wet open overheid (Woo) vereist aandacht voor verandermanagement en een organisatiecultuur die de snelheid van bewustwording beïnvloedt. Er zijn verschillende benaderingen mogelijk, zoals het organiseren van workshops en trainingen, het regelmatig agenderen van het onderwerp bij de start van de week of dag, en sturing vanuit het management. Door deze maatregelen kunnen medewerkers beter bekend raken met de Woo en het belang ervan, waardoor ze actief kunnen bijdragen aan de implementatie ervan.
Hoe kunnen we ervoor zorgen dat medewerkers zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden en de noodzaak van de Wet open overheid (Woo)?
Een belangrijk aspect is om al in een vroeg stadium, bij het opstellen van documenten, rekening te houden met openbaarmaking. Dit betekent dat aanpassingen in (werk)processen en systemen nodig zijn om “Open by design” te zijn in overeenstemming met de Woo. Medewerkers moeten zich bewust zijn van de Woo vanaf het moment dat ze informatie creëren.
Daarnaast kunnen workshops en trainingen worden georganiseerd om medewerkers te informeren over de Woo en de impact ervan op hun werk. Het is ook effectief om het onderwerp regelmatig op de agenda te plaatsen bij de start van de week of dag, om het bewustzijn hoog te houden. Het management kan hierbij een rol spelen door richting en sturing te geven aan dit onderwerp, waardoor medewerkers de noodzaak en het belang van de Woo beter begrijpen en naleven.
