Voor de rechter met digitale documenten
Voor de rechter met digitale documenten
Door: Onno de Moor (business adviseur) Ivo van Onna (senior adviseur) van Doxis
Als overheidsorganisatie of onderneming werkt u aan de digitalisering van uw werkprocessen. Het gevolg is dat u veel van uw informatie digitaal bewaart. Waarschijnlijk onderhoudt u daarnaast nog een flink papieren archief. Waarom beheert u niet alle informatie digitaal? Dat scheelt beheerkosten en alle informatie ‘zit onder de knop’. Maar aan digitalisering zijn juridische randvoorwaarden verbonden. Welke zijn dat en wat moet u daarom doen?
Archiveren is verplicht!
U bent wettelijk verplicht om een administratie bij te houden waaruit te allen tijde uw rechten en plichten blijken. In dit kader geldt de vuistregel dat documenten tot 7 jaar na hun looptijd bewaard moeten blijven. Voor overheidsorganisaties gelden aparte, uiteenlopende bewaartermijnen. ‘Financiële administratie’ moet u in dit verband breed zien: bijbehorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers zijn inbegrepen. Hieronder kunnen ook relevante e-mail en tussentijdse afspraken vallen. Als u privacy gevoelige informatie bewaart, moet u rekening houden met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Voor dit soort gegevens gelden specifieke verplichtingen voor de organisatie die de gegevens wil verwerken.
Digitaliseren mag, mits…
De wetgever staat niet-overheden toe om archieven te digitaliseren. Voorwaarde is dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens. Deze gegevens moeten gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar en binnen redelijke tijd leesbaar zijn. Overheden mogen hetzelfde doen, tenzij er sprake is van permanent te bewaren documenten. Deze mogen alleen vervangen worden door een digitaal exemplaar indien toestemming is verleend door de Minister of Gedeputeerde Staten.
Van dwingend naar vrije bewijskracht
Mocht u voor een rechter komen te staan en u beroept zich op papieren documenten, dan hebben alleen authentieke akten dwingende bewijskracht. Authentieke akten zijn documenten die door een openbaar ambtenaar – meestal een notaris – zijn opgesteld en gewaarmerkt. Voor alle andere documenten geldt het principe van ‘vrije bewijskracht’: de rechter bepaalt of uw informatie als bewijs kan dienen!
Als u een document gedigitaliseerd heeft, geldt altijd dat er sprake is van vrije bewijskracht. Het zou immers kunnen voorkomen dat u tijdens het scannen een deel van het oorspronkelijke document hebt overgeslagen, of dat u de scan hebt gefotoshopt. Als een rechter twijfelt, kan hij u vragen om aan te tonen dat u de oorspronkelijke gegevens juist en volledig hebt overgezet en dat tijdens het bewaren geen wijzigingen zijn aangebracht.
Wat u geregeld moet hebben
Als u uw archief digitaliseert dan heeft dat dus juridische consequenties: de bewijskracht van uw documenten kan afnemen. In geval van een rechtszaak wilt u natuurlijk dat de rechter uw informatie accepteert als bewijs. Dit geldt helemaal als er voor de organisatie grote (financiële) risico’s gemoeid zijn. Wilt u risico’s beperken, dan moet u kunnen aantonen dat de scan hetzelfde is als het origineel en dat de scan leesbaar is (en blijft).
Om te garanderen dat de scan dezelfde informatie bevat als het origineel, dient u het scanproces professioneel in te richten. In dit geval geeft de overheid het goede voorbeeld: een toenemend aantal overheden stelt een zogenaamd Handboek Vervanging op. Dit handboek beschrijft op welke wijze de juistheid, volledigheid, het juridisch en historisch belang en de leesbaarheid van scans wordt gegarandeerd.
Hebt u eenmaal een scan, dan bent u er nog niet. Als u de scans bewaart op een oude computer, dan wilt u die niet aan de kant van de weg gezet zien! Adequaat digitaal archiefbeheer is dus van belang. Van dat archief moet duidelijk zijn wie ervoor verantwoordelijk is en op welke wijze de duurzaamheid is gegarandeerd. Daarnaast zijn er aspecten met betrekking tot beveiliging en back-up. U moet ervan uitkunnen gaan dat niemand per ongeluk bestanden kan wijzigen. En als uw server een keer uitvalt, moet u ervan op aan kunt dat de back-up functioneert!
Geen zorgen, wel zekerheid
Uiteindelijk is informatiemanagement niet uw core business, maar zorgen wilt u er niet over hebben. Ook in die gevallen dat het spannend wordt, wilt u kunnen vertrouwen op uw digitale gegevens. De wijze waarop een organisatie omgaat met digitalisering verschilt per geval. Als u voornemens bent papieren bestanden te laten digitaliseren, dan is het verstandig stil te staan bij de volgende vragen: (1) aan welk soort informatie is welk risico verbonden? (2) welke bestanden gaan we digitaliseren en in welke mate stappen we van het papier af? (3) aan welke kwaliteitseisen moet het scanproces voldoen? (4) hoe richten we het scanproces in rekening houdend met techniek, proces, medewerkers en organisatie? (5) op welke wijze waarborgen we de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bestanden? (6) Hoe kunnen we papieren aanwas voorkomen en kunnen we werken met volledig digitale processen?
Digitalisering kent juridische en bedrijfsmatige haken en ogen, maar levert u ook voordelen op. Laat u niet afschrikken maar goed informeren. Vraag eventueel een deskundige om u te begeleiden zodat u weer in control bent, ook zonder papieren archieven.
Naschrift: Doxis en Data Space bieden op het gebied van gecontroleerde vervanging, digitaal archiefbeheer, elektronische handtekeningen en risico audits aantrekkelijke diensten aan voor een scherpe prijs. Van advies tot outsourcing van uw vraagstuk. Neem voor meer informatie contact op met Doxis via 070-3177172, Onno de Moor (Business Adviseur Doxis) of Ivo van Onna (Senior Adviseur Doxis).