Het Nieuwe Werken
Het Nieuwe Werken
Door Peter Kroeskamp, Doxis Informatiemanagers
Het Nieuwe Werken als ideaal
Te zeggen dat Het Nieuwe Werken (HNW) een hot item is anno 2011, is een understatement. Meer dan ooit zingt het begrip rond binnen zowel bedrijfsleven als overheid. Wanneer je organisatiedeskundigen of managers zou vragen welke de belangrijkste veranderingen van de komende tijd zijn, eindigt Het Nieuwe Werken zonder twijfel in de Top 3. Maar wat bedoelen we er ook alweer mee? En hoe denken we dit te bereiken?
Het Nieuwe Werken is een breed begrip, waarmee in de kern wordt bedoeld: tijd- en plaatsonafhankelijk werken met behulp van hedendaagse technologie. Dit houdt in dat medewerkers in principe altijd en overal toegang moeten krijgen tot hun (digitale) werkomgeving, lees: het organisatienetwerk. Het kantoor wordt ondertussen meer een inspirerende ontmoetingsplaats voor (tijdelijke) samenwerking, afstemming, netwerken en socializen.
Medewerkers zijn niet meer verplicht dagelijks van negen tot vijf op kantoor te zijn, maar worden ‘afgerekend’ en beoordeeld op resultaat. De leidinggevende fungeert meer als coach en facilitator en niet meer als de richtinggevende, sturende verantwoordelijk manager. Medewerkers dragen meer eigen verantwoordelijkheid en voeren zelf de controle op het werk uit; zij zijn elkaars adviseur en sparringpartner. Er is sprake van effectief en gericht samenwerken, kennisdeling en dialoog in plaats van eenrichtingsverkeer. Er wordt gewerkt met gebruik van onder meer moderne communicatiemiddelen (op maat), virtuele werkomgevingen, social media en Web 2.0 voorzieningen.
Invoering van Het Nieuwe Werken: hoe werkt dat?
Nut en noodzaak van HNW onderkennen is een ding, het effectief invoeren hiervan in de organisatie is weer een heel ander – complex – verhaal. Op drie te onderscheiden vlakken moet een intensief traject worden opgestart.
1. Technologie en praktische middelen
De belangrijkste voorwaarde voor HNW is het beschikbaar stellen aan de medewerkers van de benodigde technologie (netwerk), alsmede de hulpmiddelen om hiertoe toegang te krijgen en bereikbaar te zijn. Zonder dit is HNW simpelweg niet mogelijk. Daarnaast wordt HNW meestal gekoppeld aan de overgang naar flexibele werkplekken, waarvoor een apart traject moet worden opgestart.
Deze technologische en praktische middelen vormen echter een noodzakelijke, maar op zichzelf nog geen voldoende voorwaarde voor het slagen van HNW binnen een organisatie.
2. Informatiemanagement en werkafspraken
Volledige ontsluiting van voor de medewerkers relevante informatie is tevens essentieel voor HNW, evenals de begrenzing (autorisatie) en beveiliging hiervan. Er moet daarom een volledige inventarisatie van informatiesoorten en –stromen worden opgesteld. Vervolgens kan worden vastgelegd hoe hiermee wordt omgegaan. Daaronder hoort onder andere: opstellen en vastleggen informatieprocedures, bepalen informatiestructurering, -beveiliging en -uitwisseling, en ervoor zorgen dat fysieke informatiestromen gedigitaliseerd worden. Het is zaak dit soort zaken gestructureerd aan te pakken in een programma of project en hiervoor tot eenduidige oplossingen te komen.
3. Organisatie- en cultuurverandering
HNW vereist bovenal een omslag van werken en leidinggeven; er wordt daarbij niet alleen een andere werkwijze (met bijbehorende kwaliteiten) gevraagd, de organisatie en cultuur worden compleet omgegooid.
De organisatie zal afscheid moeten nemen van het tijdgericht managen, zoals dat nu meestal nog gebeurt, en hiervoor in de plaats resultaatgerichtheid stellen. Dit houdt in dat er veel meer vertrouwen in de medewerkers wordt gesteld door leidinggevenden, alsmede door de medewerkers onderling. Enerzijds betekent dit een nieuwe, coachende manier van aansturen door de leidinggevende, anderzijds ook een meer zelfredzame, transparante en initiatiefrijke houding van de werknemer.
Dit verandertraject behoeft een intensieve en gestructureerde aanpak, wil HNW kunnen landen in de organisatie.
Het uitrollen van HNW binnen een organisatie is dus een complex geheel. Enerzijds is het daarom ondoenlijk om HNW in een klap in te voeren; daarvoor zijn de implicaties voor de organisatie simpelweg te groot. Je zult het geheel dus moeten opdelen in verschillende stappen. Door eenheid en lijn te houden in deze stappen voorkomt u een geheel van onsamenhangende subdoelen en –resultaten. Een gefaseerde aanpak is essentieel voor een succesvolle implementatie van Het Nieuwe Werken.