Keep it simple and safe: kies voor digitale archivering
Ook voor uw organisatie geldt dat er steeds meer digitale informatie wordt geproduceerd in de vorm van e-mail en digitale transacties, bijvoorbeeld aanvragen via websites. Veel organisaties hebben een centraal archief waar dossiers over klanten, financiën, organisatiebeleid en personeel worden bewaard. Hierdoor is het mogelijk om bedrijfsactiviteiten te reconstrueren, verantwoording te kunnen afleggen en kennis te delen. Wat een fysiek archief kan, kan een digitaal archief ook. Maar dan sneller, eenvoudiger en goedkoper.
Waarom een digitaal archief?
Het digitaal archief ontzorgt, biedt flexibiliteit en eenvoud. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over opslag en beheer. Een digitaal archief geeft altijd snelle toegang tot informatie en biedt optimale veiligheid. Kortom, een digitaal archief bewerkstelligt voor uw organisatie een hoogwaardig gekwalificeerde dienstverlening en efficiency, wat leidt tot een beter resultaat en meer tevreden klanten.
Een digitaal archief biedt uw organisatie vele voordelen:
- de juiste informatie op het juiste tijdstip in de juiste vorm voor de juiste persoon;
- een snellere en 24/7 toegang tot informatie;
- iedereen heeft tegelijkertijd beschikking tot alle documenten;
- documenten zijn vanaf elke werkplek met internetfaciliteiten te benaderen;
- alle documenten zijn 100% doorzoekbaar, inclusief geavanceerde trefferweergave;
- minimale personele capaciteit en kennis vereist (veel minder dan bij een fysiek archief);
- kostenbesparing door verdwijning van het fysieke archief, minder prints, etc.;
- minimale investering in technische hulpmiddelen;
- snelle en consistente archivering is gegarandeerd, u bent minder afhankelijk van prioriteiten binnen de organisatie en overdrachten bij personele wijzigingen;
- van het gehele digitale archief wordt automatisch een back-up gemaakt;
- onderhoud en updates van zowel server als software worden geheel verzorgd door Doxis en Data Space;
- bovendien worden met een digitaal archief standaardhandelingen geautomatiseerd, de foutmarge wordt hiermee geminimaliseerd;
- de mogelijkheid om snel een grote hoeveelheid documenten online beschikbaar te stellen;
- maximaal profijt aan de outputkant, minimale investering aan de inputkant. Dus wel de lusten, niet de lasten.