Wees die grote schoonmaak voor!
Wat heeft u gedaan tussen kerst en oud & nieuw? Ik vind dat altijd een vreemde periode. Slechts een klein deel van de mensen werkt. En het is moeilijk stappen zetten door de afwezigheid van anderen. Oftewel: een ideale week voor achterstallig onderhoud. Zaken afronden waar je de afgelopen maanden niet aan toe bent gekomen. Zo heb ik ook prima door kunnen werken. Een leeg kantoor, weinig afleiding… en dan gewoon ‘meters maken’!
Ik heb onder andere mensen geholpen met de opslag van hun documentatie. In een jaar tijd zijn de netwerkschijven weer overspoeld met informatie. Een deel daarvan kun je meteen weggooien, een deel is dermate belangrijk dat het elders veilig opgeslagen moet worden. Sommige mensen denken dat je zoiets even in één dag doet, maar het kost altijd meer tijd dan je denkt. En hoe groter de berg aan voorraad is, hoe moeilijker je de stap zet om er echt mee te beginnen.
Zo moet je niet alleen bepalen wat je bewaart, maar ook hoe je het bewaart. Ga je het delen met anderen? Maak je een back-up op een externe harde schijf? Welke mapindeling pas je toe? Wat voor soort naamgeving hanteer je? Ik kwam eens iemand tegen die zijn documenten als “brief2.doc” en “presentatiedeel5.ppt” had opgeslagen. Nou, dan is er nog een hoop werk te doen!
Ik hou zelf van enige orde en regelmaat. Dat helpt mee. Ik ruim niet vaak op, simpelweg omdat ik het geen rommel laat worden. Dat geldt voor het huishouden, maar ook voor mijn documentatie. Dat geeft een hoop rust, omdat je altijd weet waar je iets moet vinden. De truc is om periodiek de zaak een beetje door te nemen en direct wat zaken weg te gooien en opnieuw te ordenen. Zo voorkom je een ‘wildgroei’ van informatie, zoals ik het altijd noem. Je hebt je zaakjes goed op orde. Mijn welgemeende advies voor 2012 is dan ook: maak een nieuwe start en ruim zo af en toe de computer eens op. Wees die grote schoonmaak voor!
Tags: kerst, oud & nieuw, onderhoud, documentatie, opslag, informatie
De Voorsprong, Ben van der Eijk (week 1-2012)
Reageren? Stuur een e-mail naar ben.van.der.eijk@doxis.nl
Terug naar overzicht