De memo ongeschreven regels
Vorige week gelezen: “Managing the crowd” van Steve Bailey. Een boek met een aantal dooddoeners, maar ook de nodige scherpe opmerkingen. Waarom blijven we bijvoorbeeld onze informatie selecteren en structureren? Waarom bewaren we niet gewoon alles? We kunnen met verbeterde zoektechnieken de documenten toch wel vinden. Bovendien wordt dataopslag met het jaar goedkoper. De grenzen lijken ongelimiteerd.
Met een aantal collega’s heb ik deze ideeën besproken. We waren het eens dat we ons vak continu opnieuw moeten uitvinden. Zeker in een tijd van tweets, blogs, Google Docs, Facebook en YouTube. Het individu krijgt meer macht en de informatiestromen zijn niet meer bij te houden. We moeten niet alles willen controleren, maar de focus leggen op samenwerking en ondersteuning. En daarbij moet je steeds bedenken: “Wat is nu eigenlijk het doel van mijn informatie?”
Gek genoeg kwamen we steeds weer terug op het maken van selecties en rijtjes. Zo kun je er bijvoorbeeld ook voor kiezen alleen het allerbelangrijkste te bewaren, zoals een set aan vastgestelde kerndocumenten. Of je kiest de ‘selectie achteraf’ methode: is een document in drie jaar tijd niet geraadpleegd? Weg ermee! Op de of andere manier zit het ingebakken in onze denkwijze: altijd maar in hokjes denken. Maar is dat in deze tijd wel nodig?
De nieuwste zoekmachines kunnen in een paar milliseconden in duizenden documenten zoeken. En niet alleen in de metadata, maar ook in het document zelf. Toch stoppen veel mensen hun bestanden en mailtjes nog altijd braaf in verschillende mapjes. En ja, dat doe ik zelf ook. Al merk ik dat het geleidelijk aan minder wordt. Maar waarom doe ik dat eigenlijk? Niet om de documenten snel terug te vinden, want dat is nooit een probleem. Het is eerder een soort automatisme.
Ter illustratie van de menselijke ordedrang nog een hilarisch voorbeeld. Laatst hoorde ik dat we binnen Doxis een ‘Memo ongeschreven regels’ hebben. Een memo ongeschreven regels? Dat moet een grap zijn, dacht ik. Of het is een leeg document. Of het is een document met huisregels. Maar dan zou het ‘Memo Doxis huisregels’ moeten heten of iets dergelijks. Het laatste bleek het geval. Tja, wij mensen kunnen het niet laten alles vast te leggen. Zelfs ongeschreven regels...
Tags: managing the crowd, Steve Bailey, web 2.0, selecteren, dataopslag, zoekmachines
De Voorsprong, Ben van der Eijk (week 5-2012)
Reageren? Stuur een e-mail naar ben.van.der.eijk@doxis.nl